Plantilla v1.0 — basada en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (reglamentario de la Ley 1581 de 2012). Sujeta a revisión por abogado.
VELUM SYSTEM TECHNOLOGY (en adelante, el Encargado), y ____, NIT __, representada legalmente por ____ (en adelante, el Responsable).
Por el presente contrato, VELUM actúa como Encargado del Tratamiento de los datos personales que el Responsable ingrese o gestione a través de la plataforma VELUM, por cuenta y bajo las instrucciones del Responsable (art. 25 Decreto 1377).
Las operaciones de tratamiento que el Encargado realizará incluyen: recolección, almacenamiento, conservación, uso, circulación restringida y supresión de los datos personales que el Responsable gestione (clientes, proveedores, terceros, empleados) en los módulos habilitados para la empresa (contabilidad, facturación electrónica, POS, inventarios, entre otros).
VELUM se compromete a: (a) dar tratamiento a los datos, a nombre del Responsable, conforme a los principios que los tutelan (legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad); (b) salvaguardar la seguridad de las bases de datos; (c) guardar confidencialidad sobre el tratamiento; (d) atender las instrucciones del Responsable y no usar los datos para finalidad distinta a la autorizada.
El Responsable declara que cuenta con la autorización previa, expresa e informada de los titulares para el tratamiento de sus datos (Ley 1581 art. 9) y que informará a los titulares conforme a su propia política. El Responsable es quien responde frente a los titulares y a la SIC por el tratamiento; el Encargado responde por sus actos u omisiones.
VELUM implementará medidas técnicas y administrativas apropiadas y proporcionales (Decreto 1377 arts. 26-27) y conservará prueba de su cumplimiento.
El encargo dura mientras la empresa tenga el servicio activo. Finalizado el servicio, a solicitud del Responsable, VELUM devolverá o suprimirá los datos, salvo obligación legal de conservación.
El Encargado no transferirá datos a terceros sin instrucción del Responsable. Las transmisiones a encargados subcontratados (ej. infraestructura de hospedaje) se realizarán bajo iguales obligaciones de seguridad y confidencialidad.
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